In vista delle prossime assemblee di approvazione dei bilanci al 31 dicembre 2023, appare importante sottolineare alcuni aspetti attinenti alle relative modalità di svolgimento.
Si ricorda, in primo luogo, che, per fronteggiare l’emergenza da COVID-19, l’art. 106 del DL 18/2020 convertito aveva riconosciuto, in estrema sintesi, la possibilità di: prevedere, nell’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie e straordinarie di spa, sapa, srl, società cooperative e mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2 primo periodo); prevedere, altresì, che le suddette assemblee si svolgessero anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantissero l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 2370 comma 4, 2479-bis comma 4 e 2538 comma 6 c.c., senza, in ogni caso, la necessità che si trovassero nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio (comma 2 secondo periodo). Si tratta di una previsione letta da alcuni come il riconoscimento della possibilità di tenere assemblee c.d. “virtuali” (ossia prive di un luogo fisico di convocazione).
Nonostante l’assenza di specifiche precisazioni normative, si tendeva a ritenere che il ricorso “agevolato” a riunioni “a distanza” – ovvero a prescindere da quelle che fossero le indicazioni statutarie – fosse praticabile anche per CdA e Collegi sindacali.
La ricordata disciplina emergenziale non è più in vigore e, di conseguenza, non può essere utilizzata con riguardo alle delibere di approvazione dei bilanci chiusi il 31 dicembre 2023.
Secondo un orientamento interpretativo, peraltro, sarebbe possibile procedere comunque a un’approvazione attraverso assemblea “virtuale” in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, il ricorso a mezzi di telecomunicazione. Rispetto al citato art. 106 comma 2 secondo periodo del DL 18/2020, infatti, nelle motivazioni della massima del Consiglio Notarile di Milano n. 200/2021 è stato sottolineato come, a ben vedere, l’eccezionalità del regime emergenziale riguardasse essenzialmente la possibilità di convocare assemblee senza indicare il luogo fisico di convocazione, prevedendo esclusivamente l’intervento con mezzi di telecomunicazione, “anche in mancanza di apposita clausola statutaria”. Sicuramente, infatti, questa facoltà, in assenza di norme eccezionali, non esisterebbe, mentre sia la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell’assemblea si trovino in luoghi diversi nel momento in cui partecipano all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, sia la possibilità che le assemblee (totalitarie) si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, risultano già “sdoganate” dagli stessi notai milanesi (massima Consiglio Notarile di Milano n. 187/2020).
Diversa è la questione relativa alla possibilità che – a prescindere dal regime emergenziale e al di fuori dei casi di assemblea totalitaria – l’assemblea venga convocata senza l’indicazione di alcun luogo fisico, ma solo mediante mezzi di telecomunicazione. A tal riguardo, a fronte di argomentazioni sia letterali che sistematiche, è ritenuto ragionevole che, in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, il soggetto che effettua la convocazione possa indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione. A maggior ragione, quindi, la legittimità di tale convocazione va riconosciuta nel caso in cui la facoltà dell’organo amministrativo sia espressamente prevista dalla clausola statutaria.
Quanto affermato per le assemblee è ritenuto tanto più applicabile alle riunioni del CdA e del Collegio sindacale, sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che consenta la partecipazione con mezzi di telecomunicazione. Si tratta di una posizione che ha trovato riscontro anche nello Studio n. 41/2023/I del Consiglio nazionale del Notariato (non ancora pubblicato), pur evidenziandosi come tali conclusioni – non essendo, a oggi, supportate da un chiaro quadro normativo e giurisprudenziale – valgano come contributo scientifico da valutare nell’operatività quotidiana con l’indispensabile prudente apprezzamento di ciascun notaio. Formula che rivelerebbe la non condivisione, da parte dell’organo di rappresentanza politica del notariato, delle conclusioni ivi raggiunte. E infatti, a giudizio di esponenti del mondo notarile, il ricorso all’assemblea “virtuale” sarebbe subordinato alla presenza di una clausola statutaria che esplicitamente l’autorizzi. Salvo preventivi interventi sui relativi statuti, quindi, sarebbero impossibilitate a operare in tal senso sia le società i cui statuti non trattano la materia delle assemblee a distanza, sia quelle i cui statuti consentono solo il generico ricorso a mezzi di telecomunicazione.
