Entro il prossimo 31 gennaio deve concludersi la procedura di conservazione di registri contabili relativi al 2023.
Secondo la regola generale dell’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94, infatti, i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici vanno trascritti su supporti cartacei entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (coincidente con il 30 ottobre, per i soggetti solari). Ove non sia ancora decorso il termine prescritto, i registri sono considerati regolari anche in assenza della trascrizione, se risultano aggiornati sul supporto magnetico e stampati contestualmente alla richiesta agli organi di controllo e in loro presenza.
Il medesimo termine (tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi) è richiamato dall’art. 3 comma 3 del DM 17 giugno 2014 per la conservazione elettronica dei documenti informatici.
Quanto sopra indicato è derogato dal comma 4-quater del citato art. 7 del DL 357/94 che, nella versione anteriore al DL 73/2022 (conv. L. 122/2022), disponeva che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto fosse, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultavano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza.
L’Agenzia delle Entrate aveva espresso un’interpretazione estremamente restrittiva della norma. Con la risposta a interpello 9 aprile 2021 n. 236 e la ris. 28 marzo 2022 n. 16, era stato chiarito che la stessa non aveva modificato le norme in tema di conservazione e che tenuta e conservazione dei documenti restavano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità. Pertanto, per i registri tenuti in formato elettronico: ai fini della loro regolarità, non v’era l’obbligo di stampa sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica; entro tale momento (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi), però, andavano posti in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014, se il contribuente intendeva mantenerli in formato elettronico, oppure stamparli su carta, in caso contrario.
Le modifiche apportate dal DL 73/2022 al comma 4-quater del citato art. 7 del DL 357/94 hanno esteso la disposizione agevolativa anche alla conservazione dei registri. La norma attualmente in vigore stabilisce infatti che la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono considerate, in ogni caso, regolari, in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, tali registri risultino aggiornati sui supporti elettronici e siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.
Sebbene tale versione della disposizione non sia stata ancora oggetto di chiarimenti ufficiali, l’attuale testo della norma supera la posizione restrittiva della prassi, atteso che – come espressamente indica la norma – la regolarità dei registri contabili elettronici interessa non più solo la tenuta, ma anche la conservazione dei medesimi. A seguito dell’intervento, quindi, sarebbe sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico (ad esempio in formato pdf) e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione finanziaria in sede di controllo.
Sotto il profilo dell’assolvimento dell’imposta di bollo per il libro giornale e degli inventari conservati in pdf, si ritiene possibile procedere con il versamento mediante F24 (codice tributo “2501”) ogni 2.500 registrazioni ai sensi dell’art. 6 commi 1 e 2 primo periodo del DM 17 giugno 2014, anziché con F23; ciò si evince dalla risposta a interpello n. 346/2021 nella quale l’Agenzia aveva indicato l’applicabilità del citato decreto nell’ipotesi in cui una società, avvalendosi della “deroga dell’obbligo di stampa” per i registri contabili, intendeva effettuare “una stampa periodica virtuale dei libri contabili (stampa su file «pdf»)” senza poi conservarli in digitale. In questa ipotesi, il versamento dell’imposta relativa agli atti, ai documenti e ai registri emessi o utilizzati durante l’anno deve avvenire in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio.
L’omesso assolvimento dell’imposta di bollo costituisce una violazione di per sé sanzionabile (art. 25 del DPR 642/72), ma – si ritiene – non tale da sottrarre validità alle scritture contabili nel loro complesso; per considerare la contabilità inesistente o complessivamente inattendibile, infatti, sono richieste dagli artt. 39 comma 2 del DPR 600/73 e 55 del DPR 633/72 irregolarità gravi, numerose e ripetute tali da “rendere inattendibili nel loro complesso le scritture stesse per mancanza delle garanzie proprie di una contabilità sistematica”.
