Ai fini dell’attribuzione della partita Iva o per variare alcuni dati del soggetto Iva, come attività o sedi, le imprese e i professionisti devono inviare all’agenzia delle Entrate una comunicazione, entro 30 giorni dall’inizio dell’attività (o dalle successive variazioni), utilizzando i modelli AA9/12 per le imprese individuali e i lavoratori autonomi e AA7/10 per gli altri soggetti.
In queste comunicazioni deve risultare, tra le altre informazioni, anche il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dal Dpr n. 633/1972 e da altre disposizioni. In particolare, nel quadro F (o E, per il modello AA7/10), vanno riportati il codice o i codici fiscali dei soggetti depositari delle scritture contabili, nonché i dati relativi ai luoghi della loro conservazione.
Senza la collaborazione del cliente, però, queste comunicazioni non possono essere inviate all’agenzia delle Entrate da parte degli intermediari per conto del cliente, in quanto il soggetto Iva deve sottoscriverle e deve delegare l’intermediario al loro invio.
Grazie all’articolo 4 del decreto legislativo sugli Adempimenti emanato nell’ambito della riforma fiscale, dal giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, se varia il luogo in cui sono tenuti e conservati i documenti e se, contemporaneamente, il contribuente, che ha affidato a terzi la loro tenuta e conservazione, non provvede, in caso di cessazione del relativo incarico, alla presentazione della comunicazione all’agenzia delle Entrate, il depositario deve avvisare il contribuente che «comunicherà all’agenzia delle Entrate la cessazione dell’incarico».
Il depositario potrà fare questa comunicazione mediante pec o raccomandata con avviso di ricevimento, nei successivi 60 giorni dalla scadenza del termine di 30 previsto per le comunicazioni delle variazioni.
Il depositario, dopo aver assolto l’onere di avvisare l’ex cliente dell’intenzione di inviare in proprio la comunicazione di cessazione dell’incaricato di tenuta e conservazione dei predetti libri e documenti, «entro i medesimi sessanta giorni» deve provvedere all’invio di tale comunicazione all’agenzia delle Entrate.
Dalla data di invio di quest’ultima comunicazione, il luogo di conservazione si presume coincidere con il domicilio fiscale del contribuente e la comunicazione sarà resa disponibile al soggetto passivo nella propria area riservata del sito internet dell’agenzia delle Entrate.
Entro 90 giorni dal giorno successivo a quello della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del decreto legislativo sugli Adempimenti, dovrà essere emanato un provvedimento del direttore dell’agenzia delle Entrate che approverà il modello di questa comunicazione e definirà le relative modalità di trasmissione telematica (articolo 35, comma 3-bis, del Dpr n. 633/1972).
