Le novità introdotte dalla legge di bilancio 2025, legge 30 dicembre 2024, n. 207, in materia di obblighi di tracciabilità delle spese per viaggi, trasferte e spese di rappresentanza, stanno facendo molto discutere. Senza alcun dubbio, le nuove disposizioni comportano un importante appesantimento a livello amministrativo; tuttavia, è importante avere chiaro il perimetro della norma, posto che la tracciabilità non è sempre necessaria.
La norma cui occorre fare riferimento è l’articolo 1, comma 81, della legge di bilancio 2025 (e successivo comma 82, che estende le limitazioni alla deducibilità anche all’imposta regionale sulle attività produttive), articolo che merita un’attenta lettura al fine di identificare con chiarezza quali sono quelle spese che, a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (comma 83), divengono indeducibili se non onorate con strumenti tracciabili (bonifici, carte di credito e debito, app di pagamento elettronico ecc.).
Per i lavoratori autonomi, con riferimento alle spese di trasferta, occorre guardare all’articolo 1, comma 81, lettera b), che interviene in modifica all’articolo 54 del TUIR (invero con seri problemi di coordinamento, visto che viene inserito il comma 6-bis, con una numerazione “impossibile” alla luce della riformulazione dello stesso articolo 54 del TUIR operata dal D.Lgs. 192/2024).
Al di là dei problemi “formali” di coordinamento, per quanto qui di interesse, viene disposto che le seguenti tipologie di spese: spese relative a prestazioni alberghiere; spese di somministrazione di alimenti e bevande; spese di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea; siano indeducibili se non onorate con strumenti tracciabili. Tuttavia, la lettura della norma deve essere completa e non fermarsi alla mera elencazione delle spese. Infatti, la nuova limitazione alla deducibilità si applica solo se: tali spese sono state addebitate analiticamente al committente (il che significa, alla luce della riforma di cui al D.Lgs. 192/2024, che in assenza di pagamento tracciato non sarà possibile dedurre tali spese laddove il committente tenuto a rimborsarle si riveli insolvente, nel rispetto delle condizioni del nuovo articolo 54-ter del TUIR); tali spese siano costituite dal rimborso analitico delle spese di trasferta, che il professionista riconosce a favore: dei propri lavoratori dipendenti; di altri lavoratori autonomi.
Leggendo la norma “per sottrazione”, risulta evidente che nessuna novità è stata introdotta con riferimento alle spese sopra elencate al di fuori dei casi precedenti.
Nel concreto, ciò significa che il professionista che sostiene direttamente (per sé stesso) una spesa per albergo o ristorante, o viaggio, e che tale spesa non addebita analiticamente al proprio committente, potrà continuare a dedurre il costo anche in assenza di pagamento tracciabile, sempre tenendo conto delle limitazioni previste dal TUIR.
In questo caso, a seguito della riformulazione dell’articolo 54, il riferimento è al nuovo articolo 54-septies, che non presenta novità rispetto al passato: le spese relative alle prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75% e, in ogni caso, per un importo complessivamente non superiore al 2% degli onorari annui; la percentuale scende all’1% se si tratta di spese di rappresentanza.
Anche per le imprese, la tracciabilità non riguarda sempre tutte le spese di trasferta. La modifica introdotta dalla legge di bilancio interviene infatti in modifica all’articolo 95, comma 3, in materia di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro, imponendo il pagamento tracciabile per: le spese di vitto e alloggio; le spese per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea.
Anche in questo caso, la limitazione non è “a tutto tondo”, in quanto la modifica apportata alla norma riguarda i criteri di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro. Quindi, la problematica si pone se le spese di cui sopra sono afferenti a trasferte effettuate dai lavoratori dipendenti, oppure oggetto di rimborso analitico a lavoratori autonomi.
Di conseguenza, al di fuori di tali casi, le regole pregresse restano valide e, quindi, per esempio, laddove il titolare di impresa individuale debba sostenere una spesa alberghiera o di ristorazione, la stessa è tuttora libera da vincoli di tracciabilità.
Il caso delle spese di rappresentanza è ancora diverso. Infatti, la manovra è intervenuta in modifica all’articolo 108, comma 2, in materia di regole di deducibilità delle spese di rappresentanza per le imprese, imponendo l’obbligo di tracciabilità.
Tuttavia, analoga variazione alla norma non è stata apportata all’articolo 54 (né ante riformulazione, né come risultante post modifiche D.Lgs. 192/2024 e quindi articoli da 54 a 54-octies del TUIR). Ne consegue che l’obbligo di tracciabilità delle spese di rappresentanza riguarda solo le imprese e non i lavoratori autonomi.
