Dall’inizio dell’anno 2025, le spese dei dipendenti in trasferta che ne richiedono il rimborso devono essere sostenute con mezzi di pagamento in grado di assicurare la tracciabilità.
Il legislatore punta sul conflitto di interessi tra il lavoratore dipendente in trasferta e il soggetto che presta il servizio. Infatti, ove la spesa fosse sostenuta in contanti, il lavoratore subirà la tassazione delle spese rimborsate, che saranno considerate alla stregua della retribuzione. Inoltre, l’impresa committente non potrà beneficiare della deduzione del costo. La disposizione ha quale finalità principale il contrasto all’evasione del soggetto che presta il servizio.
Tuttavia, possono sorgere in pratica diversi problemi nell’applicazione della stessa. Si consideri, ad esempio, il caso in cui non sia possibile effettuare il pagamento con mezzi in grado di assicurare la tracciabilità. Ad esempio, il POS potrebbe essere non funzionante oppure, circostanza tutt’altro che rara, l’impossibilità sarebbe dovuta alla mancanza di linea. Occorre, in questo caso, domandarsi come evitare i penalizzanti effetti fiscali.
Una soluzione potrebbe consistere nel rilascio di una dichiarazione sostitutiva di atto notorio, attestante il mancato funzionamento del POS.
La soluzione sembra idonea a superare il problema. È quindi auspicabile che l’Agenzia delle Entrate si orienti in tal senso, ma sul punto non v’è affatto certezza.
Si pone poi un altro problema. Si consideri il caso in cui il dipendente in trasferta effettui il pagamento delle spese richieste a rimborso in contanti. In questo caso, il costo del rimborso non è deducibile per il soggetto committente. È necessario, in questo caso, domandarsi se il lavoratore dipendente perda il diritto al rimborso. La soluzione non può che essere negativa.
Infatti, il dipendente avrà certamente ottenuto l’autorizzazione alla trasferta. L’utilizzo di mezzi di pagamento non in grado di assicurare la tracciabilità delle somme di denaro, se da una parte penalizza il committente (l’impresa datrice di lavoro), dall’altra non fa perdere al lavoratore il diritto al rimborso. Sicuramente, l’impresa committente subirà un aggravio di imposizione dovuto alla maggiore IRES e IRAP in conseguenza dell’indeducibilità del rimborso delle spese, ma tale circostanza non è idonea a negare completamente il diritto al rimborso delle spese anticipate e relative a una trasferta effettuata, anche perché autorizzata. Si potrà semmai ragionare sulla possibilità di decurtare la somma da rimborsare tenendo conto del “danno” cagionato alla società, cioè dell’aggravio di imposizione. Invece, risulterebbe assolutamente ingiustificato l’eventuale diniego del rimborso.
